CPNP는 EU 28개국과 EFTA 4개국에서 적용된다. RP는 주요 규제사항에 대한 책임을, 유통/판매자는 표지 언어 번역 책임이 있다. 라벨링은 2013년 7월 11일부터 전면 의무화되어, 용기 및 포장재 형태에 따라 잘 보이는 곳에 판매국가 언어로 표기해야 한다.[편집자 주]
앞서 mandated RP로 YJN Europe이 정해졌다고 하면, 해당 브랜드의 제품 안전성은 기 작성된 CPSR에 근거하여 관리된다. 즉 YJN Europe이 안전에 대한 책임을 져야 하며, 바이어(수입사, 유통사)는 유통 책임을 진다. 이 경우 YJN Europe과 바이어는 CPNP를 통해 supply chain으로 등록하게 된다.
만약 바이어가 supply chain에 등록하지 않는다면, 기 등록된 넘버를 사용하지 않겠다는 뜻이다. 이때 유럽화장품규정에 따라 바이어는 별도의 RP로 분류되어, RP의 의무를 수행해야 한다. 즉 안전성 보고서 채택과 제품등록 & RP로서의 제품 유통이력에 대한 관리 의무를 져야 한다.
#1 바이어에게 알려줘야 할 내용은?
그렇다면 브랜드사가 거래를 시작하며 유럽 바이어에게 알려줘야 할 사항은? 우선 브랜드사는 CPNP의 RP가 YJN Europe 임을 알려야 한다. 만일 이 내용을 알리지 않는 경우, 바이어가 자신이 RP로 등록해야 한다고 오해할 수 있다.
YJN파트너스 이동기 차장은 “유럽의 대다수 바이어들은 유럽 외 국가에서 생산된 제품의 유통경험이 없거나 CPNP제도가 확립되기 전 절차를 무시하고 진행했던 사례가 있다. 반드시 RP를 알려주고 두 가지 절차를 따르도록 말해야 한다”고 전했다.
먼저 수입자의 ‘판매자 등록’이다. CPNP에 접속해 ID를 발급받고 해당 브랜드를 어느 국가에 팔 것인지 등록한 후 YJN Europe이 발행하는 판매허가서를 받아야 한다. 이때 CPNP에서의 판매자 등록은 한국법인이 진행하지 못한다.
둘째, 수입자의 ‘제품 라벨링 작업’이다. 수입자는 해당 판매국가의 언어로 제품 라벨을 부착해야 한다. 라벨 정보는 넘버등록 이후 제공하는 CPSR part B에 기록돼 있다.
수입자는 라벨을 작성한 후 반드시 YJN Europe의 검수를 받아야 한다. 이때 판매국가의 언어로 기재되어야 하며, 수입사는 YJN Europe과, 브랜드사는 YJN파트너사와 문의 가능하다.
마지막으로 제품의 추적관리를 위해 해당 수출 건의 인보이스(총액만 표시 가능)와 패킹리스트(로트 넘버 기재 필수)를 YJN파트너스에 제공해야 한다. 로트 넘버가 있으면 현지 리콜 상황 시 빠른 추적이 가능하다. 미기재 시 유럽 전역에서 물량을 찾아야 하는 일을 방지하기 위해서다.
이 차장은 “일부 유럽 바이어는 CPNP에 대한 이해가 높지 않아, 포탈에서 판매자 등록을 하지 않고 ‘판매허가서(sample Letter of Agreement)’를 요구하는 경우가 있다. 최종적으로 YJN Europe이 판매허가서를 발행해야 절차를 마무리하게 된다”고 설명했다.
#2 등록 후 정보의 업데이트는?
CPNP에 등록한 후 제품 정보의 변경 사항은 수시로 업데이트해야 한다. 보통 ▲PIF(제품정보파일)이 바뀐 경우 ▲CPSR(화장품안전보고서)의 업데이트 ▲신규 등록 등의 경우가 해당된다.
①PIF : 제품명, 전성분, 패키지 등의 변경
②CPSR : 제조공장, 패키지 변경
③신규 등록 : 제품 변경 사항 범위가 넓어 기존제품과의 동일성을 소명하기 어려운 경우에는 새로운 넘버를 획득
#3 EU국가가 아닌 나라에서 CPNP 등록 요구
수출을 하다보면 중동이나 기타 일부 국가에서 CPNP에 등록된 제품인지 확인하는 경우가 있다. 이는 확인 절차일 뿐 CPNP 규정을 따를 필요는 없다. 이에 대해 이동기 차장은 “우크라이나 등 비EU국가이지만 현재 정권을 잡은 세력이 EU가입을 추진하고 있어 바이어가 요구하는 사례가 있었다”며 “해당 국가의 화장품관리 규정이 명확하지 않은 국가들이 글로벌 표준인 CPNP를 신뢰하는 경우가 있어 참고하면 된다”고 설명했다.
한편 대한화장품산업연구원 김종현 선임연구원은 “RP는 규제상 주요 의무사항에 대한 책임이 있다. 단 표지 언어 번역에 대한 책임은 ‘Distributer(유통업자/판매자)에게 있다”며 EU화장품규정에 따른 책임 소재를 밝혔다.
또 그는 “라벨링은 진열대의 진열제품도 포함해 2013년 7월 11일부터 전면 의무화되었다. 라벨링 방법은 용기 및 포장재 형태에 따라 지워지지 않고, 잘 보이는 곳에 ’판매국가의 언어‘로 표기하면 된다”고 덧붙였다.
